System ERP

Pracownicy działu zakupów ręcznie gromadzili dane w arkuszach Excel, korzystając z wielu źródeł, takich jak plany produkcyjne, bieżące zlecenia czy minimalne stany magazynowe. Rozproszone informacje oraz duża liczba danych zwiększały ryzyko błędów i rozbieżności. Analiza zapotrzebowania na surowce była czasochłonna, a firma nie dysponowała jednym, centralnym źródłem informacji o dostępności materiałów.

Rozwiązanie:

Po wdrożeniu systemu ERP uruchomiliśmy mechanizm bilansowania stanów magazynowych, który zapewnił pełny i aktualny obraz dostępności surowców we wszystkich magazynach oraz umożliwił rezerwację zasobów na potrzeby produkcji.

Dzięki automatyzacji procesu znacząco ograniczyliśmy poziom zapasów przy jednoczesnym zachowaniu ciągłości produkcji. Czas potrzebny na analizę zapotrzebowania skrócił się z kilku godzin do zaledwie kilku minut. Dodatkowo skonfigurowaliśmy składniki bilansowania, które pozwalają uwzględniać również zapotrzebowanie na opakowania wykorzystywane w procesie produkcyjnym.

Korzyści:

• Automatyzacja procesu zarządzania gospodarką magazynową
• Optymalizacja stanu magazynu i surowców
• Kontrola przepływu towarów w firmie i łatwy dostęp do danych
• Oszczędność czasu w procesach, skracając go od kilku godzin do kilku minut
• Redukcja czasu potrzebnego na przeliczanie dziennego zapotrzebowania surowcowego o około 20% z dnia pracy.
• Oszczędzony czas pracownicy wykorzystują na optymalizację i zaawansowane analizy wykorzystania surowców
• Wszystkie informacje dotyczące surowców w jednym miejscu
• Eliminacja błędów dzięki zastąpieniu arkuszy kalkulacyjnych
• Szybka analiza zalegających towarów
• Dzięki wdrożonemu systemowi ERP dział zakupów uzyskał łatwe narzędzie do oceny dostawców pod względem jakości i terminowości dostaw, m.in. poprzez analizę wskaźnika OTD oraz klasyfikację ABC dostawców.

Klient zarządzał dużym przedsiębiorstwem, szeroki wachlarz usług oraz współpraca z wieloma dostawcami, odbiorcami towarów i usług generowała bardzo dużą ilość dokumentów tj. pism, faktur, umów i innych. Utrudniona i skomplikowana była ścieżka decyzyjna w firmie i proces akceptacji.

Rozwiązanie:

Comarch DMS uporządkował przepływ informacji wewnętrznie, pomiędzy działami firmy oraz zautomatyzował potwierdzanie i opisywanie dokumentów. Poprzez automatyczne rozsyłanie wiadomości e-mail użytkownicy są informowani o konieczności zrealizowania danego kroku na dokumencie. Ponadto System DMS stanowi archiwum wszystkich dokumentów, daje łatwy dostęp do pełnej korespondencji. Procesowana jest cała korespondencja (faktury, umowy, pisma urzędowe), każdy z dokumentów jest automatycznie przekształcany do formy elektronicznej, przez co ryzyko utraty danych jest minimalne.

Korzyści:

• Tysiące spraw jest procesowanych i kontrolowanych za pomocą systemu
• Usprawnienie przepływu dokumentów w firmie
• Automatyzacja procesów – łatwy dostęp do dokumentów
• Oszczędność czasu, przyspieszenie podejmowania decyzji
• Minimalne ryzyko zagubienia dokumentów
• Obniżenie kosztów logistycznych i obsługi dokumentów
• Dane procesy z kontrolowane są przez osoby, z odpowiednimi uprawnieniami
• Łatwość zarządzania przepływu procesu (gdzie jest dany dokument, na jakim etapie, kto spowalnia proces decyzyjny)

Handlowcy, będąc na miejscu u klientów składali zamówienia telefonicznie, nie mieli wglądu w obecne stany magazynowe, aktualnie wykorzystany limit kredytowy klienta czy też status realizacji wcześniejszych zamówień. Weryfikacja stanów magazynowych była utrudniona, musiała za każdym razem odbywać się telefonicznie lub mailowo, przez co swój czas tracili, handlowcy, klient i pracownicy biurowi. Brak wglądu znacznie komplikował i opóźniał realizację zamówień.

Rozwiązanie:

Mobilne aplikacje, Mobilny Sprzedawca. Wdrożenie rozwiązania, które usprawniło codzienną pracę mobilną handlowców. Przedstawiciel handlowy, będąc u klienta może składać zamówienia i ma bezpośredni wgląd do stanów magazynowych. Zamówienia od razu przesyłane są do systemu Comarch ERP, gdzie są obsługiwane i przekazywane do wysyłki do działu logistyki i magazynu. Pracownik pracując w terenie ma dostęp do aktualnych danych firmy i kontrahentów. System obsługuje preselling oraz vanselling.

Korzyści:

• Moduł umożliwia planowanie wizyt, zbieranie informacji do systemu CRM z takiej wizyty oraz analizę dnia handlowca
• Mobilne zarządzanie wieloma obszarami firmy
• Przyspieszenie realizacji zamówień sprzedaży, dzięki stałemu dostępowi do stanów magazynowych oraz całej oferty towarowej
• Szybsze reagowanie i przekazywanie klientowi informacji: obsługa klienta przyspieszyła się o prawie 60%
• Poprawa terminowości zapłat przez klientów: wzrost o 27% spływu należności dzięki bieżącemu monitorowaniu wykorzystania limitu kredytowych klientów

Firma borykała się z problemem zarządzania dużą ilością rozproszonych danych pochodzących z różnych źródeł. Dane znajdowały się w odrębnych systemach, plikach i działach, co utrudniało ich analizę, wydłużało czas przygotowywania raportów i zwiększało ryzyko wystąpienia błędów. Brak centralnej bazy informacji sprawiał, że podejmowanie decyzji biznesowych stało się powolne i oparte na niepełnych danych.

Rozwiązanie:

Wdrożenie rozwiązania, które wspiera proces podejmowania decyzji w firmie. W jednym miejscu posiadamy dane dotyczące najważniejszych obszarów naszej firmy np. Handlu: które z moich produktów sprzedają się najlepiej, a które najgorzej, którzy z moich kontrahentów są najbardziej dochodowi, Logistyki: które ze stanów magazynowych należy uzupełnić, które z produktów zalegają na magazynach, Kadry i Płace: Jakie koszty są związane z moimi pracownikami i jak to się przedstawia w kontekście wydziałów firmy, którzy z moich pracowników dostaną premię.

Korzyści:

• Możliwość wglądu w sytuację firmy
• Stała kontrola stopnia realizacji planowanych przychodów i budżetu kosztowego
• Poprawa jakości i trafności decyzji biznesowych dzięki szybkiej i pełnej informacji
• Przyjemna i przejrzysta prezentacja przedstawianych danych
• Możliwość wysyłania subskrypcji raportu w momencie wystąpienia założonego zdarzenia np. wykorzystanie budżetu kosztowego, za niski wskaźnik sprzedaży czy marży itp.